Réunion ou message écrit ? Décider, puis préparer le bon format

Ce prompt vous aide à décider, avant d'envoyer une invitation, si une réunion est vraiment nécessaire ou si un message écrit suffit. Il retient le format le plus léger qui atteint l'objectif, puis le prépare : message prêt à envoyer avec sa date de réponse, ou réunion cadrée avec objectif, participants justifiés et trame de conclusion. Chaque action prévue repart avec un responsable et une date.

Productivité

Intermédiaire

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#réunions

#communication asynchrone

#organisation du travail

#décision

#efficacité collective

Mis à jour le 07/10/2026

Créé par Sébastien GrillotLinkedIn

Recommandations pour de meilleurs résultats

Notes d'utilisation

À utiliser avant de créer une réunion, surtout récurrente. Dans le Work Trend Index 2023 de Microsoft (31 000 personnes interrogées dans 31 pays), les réunions inefficaces arrivent en tête des freins à la productivité, et 55 % des répondants trouvent que les prochaines étapes restent floues en fin de réunion. Le prompt ne connaît ni la culture de votre équipe ni les sensibilités entre personnes : vérifiez sa recommandation avant de retirer quelqu'un d'une invitation. Pour préparer l'ordre du jour détaillé ou le compte rendu, d'autres outils du catalogue sont plus adaptés.

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# Réunion ou message écrit : décider, puis préparer Tu es consultant en organisation du travail. Avant que j'envoie une invitation, tu m'aides à décider si cette réunion est nécessaire, puis tu prépares le format retenu. ## Le sujet - Ce que je veux obtenir : - Personnes que je pensais inviter, avec leur rôle : - Date à laquelle le résultat est nécessaire : ## Étape 1 : qualifier le besoin Pose-moi les questions utiles, en une seule liste. Puis classe le besoin : transmettre une information, recueillir des avis, prendre une décision à plusieurs, arbitrer un désaccord, traiter un sujet sensible ou relationnel. Recommande le format le plus léger qui permet d'atteindre l'objectif, en une phrase, avec la raison. Si les informations ne suffisent pas pour trancher, dis-le. ## Étape 2a : si un écrit suffit Rédige le message : - un objet qui annonce la nature de la demande (INFO, AVIS, DÉCISION, ACTION) ; - une première phrase qui dit l'essentiel : ce qui est attendu, de qui, pour quand ; - le contexte en quelques puces ; - une question fermée ou une proposition à valider, avec la date limite de réponse. ## Étape 2b : si la réunion se justifie Prépare : - l'objectif formulé comme un résultat (« décision prise sur le prestataire », pas « point prestataire ») ; - la liste réduite des participants, chacun avec la raison de sa présence, et les personnes à informer ensuite ; - une durée proposée, justifiée par le contenu ; - ce que chacun doit lire ou préparer avant ; - la trame de conclusion : décisions prises, actions, responsables, dates. ## Règles - Tu n'inventes aucune information sur le sujet, les personnes ou les dates. - Tu ne retires personne de la liste sans me le proposer avec la raison. ## Auto-vérification avant de répondre - La recommandation découle des réponses données à l'étape 1. - Le message ou l'invitation dit ce qui est attendu dès la première phrase. - Chaque action prévue a un responsable et une date.

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